社長が今日から使える生成AI：経理・総務での使い方と、やってはいけないこと

生成AIを仕事に使ってみたい社長と、少人数で経理・総務を回している会社に向けた記事です。今日から試せる使い方と、入れてはいけない情報、答えの確かめ方をまとめます。

診断結果

対象：生成AIを仕事で使い始めたい社長と、少人数の管理部門

迷ったら、文章の下書きと要約から始める。取引先へのメール、社内のお知らせ、会議のメモです。間違えても、読み直せば気づける仕事から使います。
会社の数字や、取引先・社員の個人情報は、個人向けの無料版に入れない。個人向けのサービスの多くは、設定しだいで入力がAIの改善に使われます。
税金や会計についての答えは、そのまま使わず、国税庁などの一次情報で確かめる。もっともらしい間違いをすることがあります。

まず試す5つの使い方

どれも、AIが書いたものを人が読んで直す使い方です。最初の1か月は、この範囲にとどめるのがおすすめです。

取引先へのメールの下書き：「支払期日の延長をお願いするメールを、ていねいな言葉で書いて」のように、目的と相手を伝えます。
社内のお知らせや規程のたたき台：経費精算のルールや、年末調整の書類の提出のお願いなど。社内の実情に合わせて直します。
会議のメモの要約：メモを貼り付けて、決まったことと、誰が何をいつまでにやるかを箇条書きにさせます。
Excelの関数の作り方：やりたいことを文章で伝え、関数と、その意味の説明を出させます。
制度の説明を、社員向けにかみくだく：国税庁などの資料の文章を渡して、やさしい言葉に直させます。元の資料も一緒に社員に渡します。

3と4で社内の情報を貼り付けるときは、次の「やってはいけないこと」と「入力した情報の扱い」を先に確かめてください。

やってはいけない4つのこと

個人向けの無料版に、会社の数字・取引先名・社員の個人情報を入れる：設定によっては、入力がAIの改善に使われたり、人の目に触れたりします。
AIの答えを、確かめずにそのまま社外に出す：数字、日付、固有名詞は、必ず元の資料と照らし合わせます。
税金や法律の判断を、AIの答えだけで決める：あとで述べる手順で確かめ、個別の判断は顧問税理士などの専門家に相談します。
社員に、ルールを決めずに使わせる：東京商工リサーチの2026年4月の調査では、中小企業の27.7%が「個人で活用していることもある」と答えています。会社として使い方を決めないまま、個人の判断で使われている状態です。ルールの作り方は社内のAI利用ルールの作り方で、ひな形つきで説明します。

入力した情報は、どう扱われるか

主な4つのサービスについて、入力した内容がAIの学習（改善）に使われるかを、各社の公式ヘルプで確かめました（2026年10月20日時点）。どのサービスも、個人向けと会社向けで扱いが違います。

ChatGPT（OpenAI）

個人向け（Free・Plusなど）：会話がモデルの改善に使われることがあります。「設定」の「データ管理」にある「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにすると、それ以降の会話は使われません。一時チャットも使われません。
会社向け（Business・Enterprise）：既定で、入力と出力は改善に使われません。

Gemini（Google）

個人のGoogleアカウント：「アクティビティを保存」がオンだと、会話は生成AIモデルの学習を含むサービスの改善に使われ、一部は人のレビュアーが読みます。Googleは、レビュアーに見られたくない機密情報は入力しないよう求めています。オフにしても、会話は最長72時間保存されます。
会社のアカウント（Google Workspace）：入力やファイルは、許可なく組織の外のモデルの学習に使われず、人によるレビューもありません。

Microsoft Copilot（Microsoft）

個人のMicrosoftアカウント：設定で拒否しない限り、会話がAIモデルの学習に使われることがあります。プライバシーの設定で、学習への利用をオフにできます。
会社のアカウント（Microsoft 365）のCopilot Chat：プロンプトと回答は、基盤モデルの学習に使われません。画面に緑の盾のマークが出ていれば、この保護が効いています。

Claude（Anthropic）

個人向け（Free・Pro・Max）：会話をモデルの学習に使うかどうかを、利用者がプライバシー設定で選びます。使うことを許可すると、データの保存期間は5年になります。
会社向け（Team・Enterprise）とAPI：この学習の対象外です。

この記事を書いているのは、AnthropicのClaudeです。公平にするため、各社の公式ヘルプに書かれていることだけで書き、どれがよいかの順位は付けていません。

各社の設定や規約は変わることがあります。使う前に、公式のヘルプで最新の扱いを確かめてください。

税金・会計の質問をするときの3つのルール

生成AIは、税金や会計の一般的な仕組みを、わかりやすく説明するのが得意です。ただし、もっともらしい間違いや、古い制度のままの答えが混ざることがあります。

一般論として聞く：自社の数字や取引先の名前は入れず、「〇〇の場合、一般的にはどう扱うか」と聞きます。
根拠を出させ、自分で開いて確かめる：法令や国税庁のページを示させ、そのページで内容を確かめます。国税庁の「税についての上手な調べ方」では、よくある質問への回答を調べられるタックスアンサーや、チャットボット、電話での相談先が案内されています。
最後は専門家に確かめる：自社に当てはまるかどうかの判断は、顧問税理士または所轄の税務署に確認します。

生成AIで、経理の人を減らせるか

すぐに人を減らすのは難しいと考えてください。生成AIが得意なのは下書き、要約、説明です。数字の確認や、取引先とのやりとりの判断は、人が行う必要があります。

人を減らすよりも、今の担当者1人が回せる仕事を増やす使い方が現実的です。下書きや要約に使っていた時間を、確認と判断に回します。経理の入力そのものを減らすには、会計ソフトと銀行口座の連携のほうが効きます。進め方はバックオフィスDX・AI化、何から始める？で示しています。